INTERTEK

Savoir organiser sa documentation écrite

Connaître les grandes règles de rédaction d’un document écrit

Savoir formater ses rapports et comptes-rendus en fonction de ses besoins et objectifs

Améliorer ses messages écrits au sein de l’entreprise

Responsables et techniciens de laboratoire

Toute personne amenée à établir un document faisant état d’une situation ou d’un événement

1 - Objectifs de la communication écrite et structure des messages

Quand et pourquoi communiquer par écrit,
Les différents documents écrits : rapports divers, comptes-rendus, procédures…
Schéma de communication et spécificités de la communication écrite.

2 - Connaitre les grandes règles de rédaction d’un document écrit

Concevoir son message : rechercher, collecter, hiérarchiser et sélectionner les informations à transmettre, synthétiser,
Savoir identifier et évaluer l’importance des informations transcrites,
Savoir mettre en forme l’information.

3 - Rédaction de procédures Création simplification

Cas des procédures organisationnelles,
Cas des procédures opérationnelles.

4 - Rédiger et structurer son compte-rendu (rapport d’anomalie / d’enquête / d’investigation)

Situer les comptes-rendus dans le système documentaire,
Intégrer les exigences de ces documents (traçabilité, facilité de remplissage …),
Les différents types de documents en fonction des objectifs à atteindre : informer, expliquer, rendre compte,
Enregistrer correctement son compte-rendu.

5 - Les rapports de qualification ou de validation de méthode

Situer les rapports dans la démarche de qualification et de validation (stratégie, réalisation, rapport),
Intégrer les particularités de ces documents (exigences réglementaires…) dans leur utilisation.

6 - Les comptes-rendus de réunion

Les différents types de réunion, contexte du compte-rendu (bilan ou prise de notes),
Intégrer les particularités liées à ces documents,
Concevoir une trame générale pour ce type de compte-rendu.

Alternance d’apports du formateur et d’exercices d’application

Travail en sous-groupes à partir d’exemples réels

Exercices de rédaction

Présentation de modèles types en synthèse

Illustration par diaporama

Remise d’un document de synthèse